1.  Вивчення нового матеріалу 

Вибирання даних з однієї таблиці

Над даними в одній таблиці реляційні СКБД дають змогу ви­конувати майже ті самі операції, що й табличний процесор. Насамперед це сортування, фільтрація, а також пошук і заміна даних. Можна також обчислювати підсумкові характеристики для груп записів, але в Microsoft Access цю функцію реалізу­ють за допомогою засобів, які ми опишемо в наступних розді­лах. Зараз же розглянемо три операції, які виконують в режи­мі введення та редагування даних у таблиці.

Сортування

Сортуванням називають розташування записів таблиці в по­рядку зростання чи спадання значень певного поля. Сортуван­ня, нагадаємо, найчастіше застосовують у випадках, коли:
необхідно дізнатися, які об’єкти мають малі, великі, най­менші або найбільші значення тих чи інших параметрів (адже після сортування такі об’єкти розміщуватимуться на початку таблиці);
потрібно згрупувати об’єкти за певним параметром, тобто розташувати поряд об’єкти з однаковими чи близькими його значеннями.
Щоб відсортувати записи таблиці за зростанням або спаданням значень якогось поля, потрібно встановити курсор у цьому полі та клацнути кнопку А-Я(Сортування за зростанням) або Я-А(Сор­тування за спаданням).

На рис. 8.1, а зображено таблицю Уч­ні, відсортовану за зростанням імен в алфавітному порядку, а на рис. 8.1, б — за спаданням дати народження.

Фільтрація – це виділення визначених записів, що задовольняють заданим критеріям.

Результатом фільтарції є створення списку з відфільтрованих записів. У Excel передбачено два режими фільтрації: Автофільтр і Розширений фільтр.

Автофільтр викликається командою Дані – Фільтр – Автофільтр. В застосуванні Автофільтра слід розрізняти два випадки:

1. Фільтрація без виділення діапазону

Якщо перед виконанням фільтрації не був виділений діапазон, то після команди автофильтр праворуч від назви кожного стовпця з’явиться кнопка із списком, що розкривається. Цей список відкривають позиції Всі, Перші 10… Умова… потім слідують елементи стовпця, розташовані в алфавітному порядку, і завершать список пункти Порожні і Непорожні. Прокрутивши список, ви можете вибрати необхідний вам елемент. Відразу після цього на екрані залишаться лише записи, що пройшли фільтрацію, а решта записів буде прихована. Заголовки відфільтрованих рядків забарвлені за умовчанням в синій колір. Ви можете продовжити фільтрацію, указуючи в списках інших стовпців необхідні елементи, а можете повернутися до початкового виду таблиці, відзначивши в списку пункт Все. Для повної відміни процедури фільтрації потрібно ввійти в меню Дані – Фільтр і прибрати галочку з команди Автофільтр.

2. Фільтрація виділеного діапазону

Якщо перед викликом команди Автофільтр був виділений діапазон осередків, то в списках елементів для фільтрації будуть вказані лише стовпці з цього діапазону. Відзначивши пункт Перші 10… в списках, що розкриваються, ви зможете вибрати перші десять рядків у формованій таблиці. Якщо вказати на цей пункт в стовпцях, що містять числа, то відкриється діалог Накладення умов за списком, в якому вам буде запропонований вибрати критерій для відбору 10 елементів списку: найбільших або якнайменших. Для стовпців, що містять текстові дані, критерію для відбору перші 10 записів не існує, тобто в цьому випадку виводяться дійсно перші десять записів початкової таблиці. До речі, кількість записів, що виводяться, ви можете змінити, задавши потрібне число за допомогою лічильника в діалозі Накладення умов за списком.

Розширений фільтр, використовують для створення складних умов відбору даних.

• Спочатку слід створити таблицю-критерій. Для цього під початковою таблицею введіть назви стовпців, по яких ви збираєтеся провести фільтрацію. Назви стовпців краще всього вводити копіюванням з  відповідного рядка початкової таблиці. Рядком нижче під назвами введіть з клавіатури критерії відбору. Як критерії можуть виступати текстові записи, співпадаючі із значеннями осередків (для стовпців з текстом), або числа або умови, оператори порівняння, що містять (для стовпців з числами). Таблиця-критерій може розміщуватися, взагалі кажучи, в будь-якому місці листа, але зручніше її поміщати все ж таки під початковою таблицею.
• Активізуйте будь-який елемент початкової таблиці і виконайте команду Данные – Фільтр – Розширений фільтр. В результаті з’явиться діалог Расширенный фільтр, в якому потрібно задати параметри розширеного фільтру.
• У верхнє поле введення вікна Розширений фільтр потрібно ввести діапазон фільтрованої таблиці (програма звичайно саму правильно встановлює початковий діапазон), а в середньому полі введення необхідно задати діапазон таблиці-критерію (в даному випадку $А$13:$Е$14).

Команда Розширений фільтр вимагає визначення умов відбору рядків в окремому діапазоні комірок робочого аркуша. Діапазон умов рекомендується задавати в порожніх рядках над списком.

Копіювання відфільтрованих рядків в іншу частину робочого аркуша

За допомогою вікна діалогу команди Розширений фільтр можна встановити режим копіювання відібраних рядків в іншу частину аркуша замість виведення відфільтрованого списку. Щоб скопіювати рядки, треба перемикач Обробка встановити в положення Копіювати результат в інше місце, а в полі Помістити результат в діапазон зазначити адресу діапазону, куди потрібно скопіювати інформацію.

• Режим Тільки унікальні записи у вікні команди Розширений фільтр додає додатковий фільтр до заданих умов відбору. Він приховує рядки, що повторюються.

Виконання практичної частини