Велика різноманітність видів, марок та модифікацій сільськогосподарських машин, значна кількість заходів з управління їх технічним станом, постійне поновлення МТП господарств ставить працівників інженерно-технічної служби в такі умови, за яких вони не можуть детально знати будову всіх машин, правила їх обслуговування, вимоги до-ремонту їх агрегатів та деталей. У зв’язку з цим кожен, виконавець ремонтно-обслуговуючих операцій повинен забезпечуватись нормативно-технічною документацією, яка встановлює комплекс норм, правил та вимог, обов’язкових для виконання.

Найбільш загальними, основоположними документами є стандарти та технічні умови (ГОСТ, РСТ, ТУ. ДСТУ). Вони встановлюють загальні вимоги до машин при їх випуску заводами-виготівниками, при їх здачі на ремонтне підприємство та випуску з ремонту. Ними регламентується комплектність, правила приймання, вимоги до маркування, упаковки, транспортування, зберігання, обслуговування; а також гарантії ремонтно-обслуговуючих підприємстві.

Щодо технічного обслуговування машин, то стандартами встановлюються типові комплекси операцій і вимоги до їх виконання. Індивідуальні комплекси операцій технічного обслуговування для конкретних машин зазначених у технічній документації, що розроблена на основі стандартів. До цієї документації відносяться: технічний опис, інструкція з експлуатації, формуляр та паспорт.

Технічний опис призначений для вивчення машин і вміщує опис, схеми, креслення її будови та принципу дії, а також технічну характеристику.

Інструкція з експлуатації містить правила використання та технічного обслуговування машин.

Формуляр відображає основні параметри і технічну характеристику машин, а також має місце для запису інформації з її експлуатації, ремонту, технічного стану.

У паспорті вказані основні параметри та характеристики машини, а також гарантійні-зобов’язання підприємств-виготівників.

Усі наведені експлуатаційні документи розробляються конструкторською організацією, що створює машину, і прикладаються до кожної машини заводом-виготівником. Для деяких нескладних машин «Технічний опис» та «Інструкція з експлуатації» можуть бути об’єднані в один документ. Оскільки формуляр та паспорт-значною частиною повторюються, то на конкретну машину складається один із вказаних документів. Для стаціонарних сільськогосподарських машин додатково розробляється «Інструкція з монтажу, пуску, регулювання та обкатки виробу на місці його застосування».

Вміст документу «Технічний опис та інструкція з експлуатації» чітко регламентований. Він включає такі розділи: вступ, технічні дані, будова та робота машини, вказівки із заходів безпеки, підготовка до роботи, порядок роботи, можливі несправності та методи їх усунення, технічне обслуговування, тара та упаковка, транспортування, правила зберігання, додатки.

У розділі «Підготовка до роботи», крім вказівки з можливого доскладання, технологічній наладці, наводять також вказівки з експлуатаційної обкатки машини. Розділ «Можливі несправності та методи їх усунення» вміщує перелік найтиповіших несправностей машини, їх зовнішні ознаки, методи усунення, застосовувані прилади, пристрої, інструмент. У найважливішому для майстра-наладчика розділі «Технічне обслуговування» наведено:

• види технічного обслуговування;
• періодичність виконання кожного виду обслуговування;

• перелік операцій з кожного виду технічного обслуговування з технічними вимогами на виконання кожної операції, переліком необхідних приладів, інструменту, пристроїв та матеріалів;

• графік технологічної послідовності виконання операцій ТО-1, ТО-2,ТО-3;

• оперативна трудомісткість та тривалість виконання кожного виду технічного обслуговування:

• норми витрати матеріалів;
• таблиця та схема мащення машини;

• використання запасних частин, якими комплектується машина;

• перелік та порядок проведення регулювальних робіт.

Крім вказаних документів, що надходять у господарство разом із закупленою технікою, ДержНДТІ розроблені та видані технології технічного обслуговування окремих складних машин. У них детально викладено порядок виконання кожної операції у вигляді технологічної карти. Вказані технології видані під назвою: «Трактор (марка трактора). Технічне обслуговування».

Цим інститутом розроблено «Посібник з технічного обслуговування» для тракторів усіх марок, зернових комбайнів, автомобілів та деяких спеціальних комбайнів і комплексів машин. Вказаний посібник вміщує організацію, правила та технологію виконання робіт, перелік використовуваного обладнання, пристроїв, інструменту та приладів, а. також нормативи трудових та матеріальних витрат на обслуговування.

Окремо розроблено та видано нормативи витрат робочого часу на технічне/обслуговування тракторів, комбайнів, сільськогосподарських машин та їх складових частин.

Нормативно-технічна документація замовляється господарствами в районних агропромислових органах на основі заявки та гарантійного листа, на оплату. Одержують її самостійно або в централізованому порядку через бази агропостачу. Зважаючи на складність вирішення цих питань, посередниками у придбанні стандартів, нормативно-технічної документації, створенні довідково-інформаційних фондів та в їх практичному використанні зараз виступають виробничо-технічні центри (лабораторії) стандартизації, метрології та якості «Агростандарт», які створені при всіх обласних агропромислових органах.