Для створення зв’язку між таблицями потрібно скористатися командою Сервис=>Схема данных або натиснути на кнопку Схема данных панелі інструментів. Одночасно відкриваються два вікна „Схема данных” та „Добавление таблицы”. В останньому вікні висвічуються імена усіх таблиць БД. Мишкою потрібно відмітити всі ті таблиці, які підлягають з’єднанню, кнопкою Добавить перенести їх структури в перше вікно і натиснути кнопку Закрыть (рисунок 19)

Рисунок 19 – Діалогові вікна ”Схема данных” і „Добавление таблицы”

У вікні „Схема данных” установлення зв’язку між кожною парою таблиць проводиться „буксируванням” ключового поля головної таблиці у відповідне поле підпорядкованої таблиці. При цьому відкривається вікно „Изменение связей” для визначення параметрів зв’язку (рисунок 20).В ньому потрібно установити „галочку” в прапорці „Обеспечение целостности данных” і натиснути кнопку Создать.

Рисунок 20 – Діалогове вікно „Изменение связей”

Опція Обеспечение целостности данных забезпечує перевірку на цілісність зв’язків між таблицями; вона дозволяє уникнути помилок при знищенні або при доповненні даних у зв’язаній таблиці. Такі помилки трапляються тоді, коли:

• додають у зв’язану таблицю записи, для яких відсутній ключ у головній таблиці;

• знищують записи та вносять зміни у головній таблиці, в результаті чого у зв’язаній таблиці будуть незв’язані записи.

Зв’язок встановлюється лише між однаковими за типом полями таблиць бази даних, проте не обов’язково, щоб ці поля мали однакову назву.

Для багатотабличних баз даних можна встановити такі типи зв’язку: „один-до-одного”, „один-до-багатьох”, „багато-до-багатьох”.

У більшості випадків будь-які дві таблиці зв’язуються відношенням „один-до-багатьох”. Це означає, що будь-якому запису першої таблиці може відповідати декілька записів другої, однак будь-який запис другої таблиці може зв’язуватись лише з одним записом першої (наприклад, будь-який клієнт може зробити декілька замовлень, але кожне замовлення буде стосуватися лише одного клієнта).

Часом виникає потреба розбити одну таблицю на декілька дрібніших, оскільки деякі відомості з неї часто не використовуються або деякі дані мають конфіденційний характер. Тоді зв’язок між такими таблицями має вигляд „один-до-одного”. Це означає, що кожен запис однієї таблиці зв’язаний лише з одним записом іншої.

Зв’язок типу „багато-до-багатьох” можна проілюструвати таким прикладом: читачі в бібліотеці замовляють різні книжки, а кожна книжка може бути у замовленнях багатьох читачів.

Між двома таблицями може бути заданий лише один зв’язок, тип якого можна, при потребі, змінити.

Схему даних, що відповідає логічній структурі БД „Університет”, показано на рисунку 21.

Рисунок 21 – Схема даних БД „Університет”

Сконструйована схема даних широко використовується під час роботи із запитами, формами і звітами.

6. Введення та редагування даних

Після створення структури таблиць і встановлення зв’язків між ними можна вводити дані, виконавши команди Открыть в режимі Таблицы.

Увага! Дані спочатку потрібно заносити в таблиці, в яких є первинні ключі, а потім в решту таблиць.

Для того, щоб в поле ввести інформацію, досить помістити курсор у відповідну комірку і ввести з клавіатури потрібні символи. В кінці натиснути клавішу [Tab] або [Enter].

Поле типу „Счетчик” заповнюється автоматично і його значення змінити неможливо.

Поля, яким задана властивість „Необязательное поле” можна залишити порожнім.

Увага! На відміну від БД, створених на EП Excel, кожний введений запис після переходу на наступний автоматично зберігається безпосередньо у БД.

Розрізняють два види редагування:

• редагування наповнення таблиці;

• редагування її структури.

Для редагування даних потрібно активізувати відповідний запис. Під час редагування запису зліва від нього з’являється зображення олівця, який вказує на те, що запис редагується. Технологія редагування запису аналогічна прийомам редагування в додатках Word та Excel.

Змінювати структуру таблиці можна ввійшовши в режим конструктора. Для кожного поля можна змінити ідентифікатор, тип даних, властивості.

Після введення даних БД прикладу, з яким зараз працюємо, буде мати вигляд, представлений на рисунку 22.

Таким чином, реалізацію перших трьох етапів створення БД на базі СУБД Access можна представити структурною схемою, зображену на рисунку 23.

7. Запити

За допомогою запитів реалізують пошук і фільтрацію даних, обчислення різних параметрів, об’єднання даних, виконують підсумкові обчислення. Результати таких дій представляються у вигляді динамічної (тимчасової) таблиці. При цьому дані основних таблиць не змінюються.

Запити за своїм призначенням та результатами відбору поділяються на:

• запити на вибірку;

• параметричні;

• перехресні;

• запити на змінювання (доповнення, знищення, оновлення, створення нової таблиці).

Запит на вибірку (Select) дозволяє вибрати з бази даних інформацію, яка цікавить користувача в даний момент.

Таблиця 4

Рисунок 22 – БД „Університет”

Іноді при створенні запитів необхідно використовувати поля, які належать відразу декільком таблицям бази даних. Такі запити називають реляційними. Їх можна використовувати для створення віртуальних таблиць, тобто набору даних, що належать різним таблицям, але виглядають як одна таблиця.

Різновидами запитів на вибірку є параметричні та перехресні запити.

За допомогоюзапитів на змінювання користувач може змінювати дані в таблиці, додавати, знищувати групу записів, створювати нові таблиці. Відміна цих запитів від запитів на вибірку полягає в тому, що вони не просто фільтрують дані, а ще й виконують певні дії над відфільтрованими даними. Запити на змінювання найчастіше використовуються для знищення, поновлення чи архівування записів, а також для виконання обчислень.

Запити в Access можна створювати в формі QBE (Query By Example – запит по зразку), параметри яких задаються в вікні конструктора запитів, та в формі SQL (Structured Query Language – структурована мова запитів), інструкції яких записуються у вікно SQL. В СУБД Access досить легко перейти з одного вікна в інше або в вікно таблиць за допомогою кнопки Вид.

Рисунок 23 – Етапи створення БД

Перед створенням запиту користувач повинен чітко усвідомити, який аналіз йому потрібно провести із записами таблиці. Залежно від потреби, визначається тип створюваного запиту, а також структура таблиці, яка утвориться в результаті виконання запиту. СУБД Access дозволяє автоматично створювати запити за допомогою спеціальних програм – майстрів створення запитів. Створений майстром запит можна видозмінити, відкривши його в режимі конструктора.

Створення запиту розпочинається з вибору таблиці (або декількох таблиць), на основі якої буде створюватись запит. Залежно від завдання, яке повинен виконувати запит, користувач з полів таблиці створює структуру результуючої динамічної таблиці. Після цього задають умови (критерії), які реалізують режими фільтрування, сортування, заміну чи обчислення у записах таблиці.

Після збереження запиту на вкладці Запросы вікна бази даних з’явиться його піктограма.