(урок інформатики в групі 17Т2 від 06.05.2020р. / 13.05.20р.)

Для знайомства з MS Ассеss призначена учбова база «Борей», яка містить зведення про діяльність вигаданої торгової компанії «Борей», що займається імпортом і експортом продуктів по всьому світу.
Щоб відкрити базу даних «Борей», необхідно вибрати команду Відкрити з пункту меню Файл і вказати шлях до учбової бази даних «Борей».
Зазвичай вона розташовується в теці:

Program Files\Microsoft Office\Office\Samples.

У MS Access є більше десятка панелей інструментів. Вони забезпечують виконання дій, відповідних певному етапу роботи. Можна відобразити панелі інструментів Wев і База даних, натиснувши праву кнопку миші або вибрати в пункті меню Вигляд команду Панелі інструментів.

Кількість пунктів меню і список команд в меню, що розкриваються, міняються залежно від режиму роботи з конкретним об’єктом бази даннях (таблиця в режимі перегляду або конструктора, запит в режимі таблиці або конструктора і т. д.).

Режим роботи з кожним об’єктом визначається командами пункту меню Вигляд. Багато кнопок панелі інструментів такі ж, як і в інших додатках MS Оffice. Призначення кнопок можна дізнатися з випливаючої підказки, якщо вказати курсором миші на кнопку, що цікавить.
Самий нижній рядок вікна MS Access (рядок стану) вміщає текст пояснення про властивості або стан об’єкту бази даних або його елементу, які активні у нинішній момент часу.
Важливим елементом інтерфейсу є Вікно бази даних. Верхній рядок цього вікна вміщає заголовок (в даному випадку «Борей») і справа – три кнопки управління вікном. Вікно бази даних складається з двох частин: зліва відображаються об’єкти, а справа – список об’єктів вибраного типу.
Для створення нових об’єктів можна скористатися кнопкою Створити на панелі інструментів вікна бази даних або параметрами Створення в списку об’єктів зверху.
Для зміни існуючих об’єктів необхідно натиснути кнопку Конструктор на панелі інструментів вікна бази даних.
Щоб відкрити існуючий об’єкт, необхідно натиснути кнопку Відкрити або клацнути лівою кнопкою миші по об’єкту в списку.
Розгляньте об’єкти бази даних «Борей» детальніше.
База даних «Борей» складається з 8 таблиць, кожна з яких вміщає інформацію певного типу. Таблиця містить поля (стовпці), в яких зберігаються різного роду дані, наприклад прізвище або адреса клієнта, і записи (рядки). У записах міститься вся інформація про деякий об’єкт (людини, зразку продукції і т. і.). Для кожної таблиці визначений первинний ключ (одне або декілька полів, що містять унікальні для кожного запису значення) і один або декілька індексів, що допомагають прискорити доступ до даних.
Наприклад, в таблиці Співробітники зберігаються відомості про співробітників. Набор всіх даних про одного співробітника складає один запис. Щоб відкрити таблицю Співробітники, треба двічі клацнути на ній лівою кнопкою миші. Для проглядання всіх полів таблиці внизу вікна є горизонтальна лінійка прокрутки.

Для кожного поля заданий тип даних, що визначає тип відомостей, які можуть зберігатися в цьому полі. Наприклад, поле Ім’я має тип даних Текстовий, оскільки в цьому полі зберігаються імена. Поле ДатаНайма має тип даних Дата/час, оскільки в нім зберігаються дати.
Щоб дізнатися тип даних для кожного поля, треба відкрити таблицю в режимі конструктора, натиснувши кнопку Вигляд, яка знаходиться на панелі інструментів Таблиця в режимі Таблиці.
Відкрити таблицю в режимі конструктора можна, виділивши її у вікні бази «Борей» і натиснувши кнопку Конструктор . Відкриється вікно Конструктор Таблиць.

У режимі конструктора відображаються типи даних, що вводяться в таблицю, приводяться описи для кожного поля, вказується формат поля (кількість символів, які можна ввести в кожне поле).
Для отримання даних з однієї або декількох таблиць використовують запити. За допомогою запитів створюють нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох таблиць. При виборі об’єкту – Запити на правій панелі відобразяться всі запити бази даних «Борей». Для проглядання структури запиту необхідно відкрити його в режимі конструктора.

Форми бази даних «Борей» демонструють зручні професійні способи роботи з таблицями і запитами. Ці форми можна використовувати як зразки при створенні форм для введення, редагування або проглядання даних в таблицях або запитах; діалогових вікон запрошень на введення даних з подальшим виконанням дій на основі введених значень; кнопкових форм, що дозволяють відкривати інші форми і звіти бази даних користувача.

Звіти в базі даних «Борей» демонструють спосіб ефективного представлення даних в друкарській формі. Вони створені для пояснення процесів угрупування і сортування даних, обчислення підсумкових значень, а також впорядкування даних в потрібному форматі. Для проглядання звітів необхідно вибрати в базі даних об’єкт Звіт. На правій панелі відображаться звіти.

Макрос - об’єкт, що є структурованим описом одного або декількох дій, які повинен виконати MS Access у відповідь на певну подію.
Модуль – об’єкт, що містить програми, написані на мові Visual Ваsic для застосувань. Модулі можуть бути незалежними об’єктами, які містять функції, що викликаються з будь-якого місця додатку. Також вони можуть бути і безпосередньо «прив’язані» до окремих форм або звітів для реакції на різні зміни.

За допомогою макросів і модулів можна змінювати хід виконання додатку; відкривати, фільтрувати і змінювати дані у формах і звітах; виконувати запити і створювати нові таблиці. Використовуючи Visual Ваsic для застосувань можна створити, модифікувати і видалити будь-який об’єкт MS Access, обробляти дані по рядках або по стовпцях, а також яким-небудь іншим способом.

При роботі в MS Access можуть виникнути питання, відповіді на яких містить помічник по MS Оffiсе. Під час роботи помічник автоматично надає розділи довідки і поради з виконуваних завдань. Наприклад, при розробці звіту помічник автоматично виводить назви розділів, що допомагають в створенні і розробці звіту. Помічник виводить пораду з підвищення ефективності використання можливостей програм MS Оffiсе. Для проглядання поради необхідно клацнути «запалену лампочку», що горить, поряд з помічником.
Можна отримати довідку за допомогою меню Довідка. Для цього необхідно вибрати в меню Довідка пункт Довідка по Microsoft Access. Якщо помічник включений, він з’явиться на екрані. При відключенні помічника на екрані з’явиться вікно довідки. Для введення питання у вікні довідки треба перейти на вкладку Майстер відповідей. Для прокрутки змісту довідки вибрати вкладку Зміст. Для пошуку за конкретними словами або фразами використовують вкладку Покажчик.
Щоб проглянути підказку для команди меню, кнопки панелі інструментів або області екрану, треба вибрати в меню Довідка команду Що це таке?, а потім клацнути елемент, відомості по якому потрібно проглянути.
Щоб проглянути підказку до параметра діалогового вікна, необхідно натиснути в діалоговому вікні кнопку із знаком питання, а потім клацнути потрібний параметр. Якщо кнопка із знаком питання не відображається, треба виділити параметр і натиснути клавіші Shift+F1.
Щоб проглянути назву кнопки на панелі інструментів, необхідно затримати покажчик миші на потрібній кнопці, поки не відобразиться її назва.

Якщо треба закрити базу даних, але не виходити з програми MS Access, необхідно натиснути кнопку закрити  у правому верхньому кутку вікна БД. Можна натиснути пункт меню Файл і вибрати команду Закрити.
При завершенні роботи, щоб вийти з програми MS Access, треба натиснути кнопку закриття  в правому верхньому кутку вікна програми або вибрати команду Вихід в пункті меню Файл. Можна використовувати комбінацію швидких клавіш Аlt+F4.

Завдання на практичне заняття

1. Відкрити файл  Борей.mdb. На передньому плані відобразиться логотип фірми «Борей» – це один з об’єктів бази даних: форма Заставка. Закрити цю форму, клацнувши по кнопці ОК. Відкриється вікно бази даних із списком її об’єктів.
2. Прочитати коротку довідку про базу даних «Борей», клацнувши по кнопці Довідка в рядку Меню.
3. Знайти на панелі інструментів кнопку Схема даних клацнути по ній. Проглянути всі вісім таблиць, кожна з яких в самому верхньому рядку містить ім’я таблиці бази даних, а нижче – список полів цієї таблиці. Лінії зображають зв’язки між таблицями. Наприклад, таблиця Замовлення пов’язана з таблицею Замовлено по полях КодЗамовлення. У таблиці Замовлення це поле є унікальним індексом, збіги значень цього поля в різних записах не допускаються. У таблиці Замовлено збіги допускаються, оскільки може бути декілька записів з однаковим значенням поля КодЗамовлення. Такий тип зв’язку називається «один-до-багатьох». Це означає, що один запис в таблиці Замовлення об’єднується з декількома записами таблиці Замовлено, якщо значення полів КодЗамовлення в обох таблицях збігаються.
4. Відкрити таблиці Замовлення і Замовлено, вибравши розміри вікон так, щоб обидві таблиці були видні на екрані. Знайти записи двох таблиць, які об’єднуються встановленим зв’язком (для цього, можливо, буде потрібно сортування записів по полю КодЗамовлення за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів). Подумайте, як можна було б замінити ці таблиці однією, додавши в таблицю Замовлення поля таблиці Замовлено.
5. Закрити базу даних «Борей». На екрані повинне залишитися порожнє вікно MS Access.