(урок інформатики у групі 17Т2 від 25.05.2020)

Опрацювати, розташований нижче,  теоретичний матеріал та зробити в зошиті короткий конспект матеріалу.

Створення й уведення структури таблиць

 Таблиця — організація збереження даних у вигляді двовимірного масиву. Вона є основним об’єктом БД. Решта — похідні від таблиці. Структуру двомірної таблиці утворюють стовпці й рядки. Їхніми аналогами в структурі найпростішої бази даних є поля і записи. Якщо записів у таблиці поки що не має її структура утворена тільки набором полів. Змінивши склад полів базової таблиці (або їхні властивості), ми змінюємо структуру бази даних й відповідно, одержуємо нову базу даних.

 Режими роботи СКБД Access

 Режим таблиці видає бланк (форму) абстрактної таблиці. Потім вона може приймати конкретне наповнення і вміст.

• Робота Майстра таблиць заснована на використанні заготовок таблиць, з яких користувач вибирає поле для своєї нової таблиці. Звичайно, передбачувані заготовки полегшують роботу користувача, але вони не вирішують всіх життєвих випадків. Та й навряд чи будь-яка, навіть хороша, заготовка може повністю задовольнити потреби та запити всіх користувачів.
• З усіх способів створення таблиць найзручнішим є спосіб (режим), який називають Конструктор. Він особливо зручний на етапі початкового вивчення СУБД Access.

 Властивості полів бази даних

 Поля бази даних не просто визначають структуру бази – вони ще визначають групові властивості даних, записуваних в осередки, що належать кожному з полів. Нижче перераховані основні властивості полів таблиць баз даних:

• Ім’я поля – визначає, як варто звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з базою (за замовчуванням імена полів використовуються як заголовки стовпців таблиць).
• Тип поля – визначає тип даних, які можуть утримувати в даному полі.
• Розмір поля – визначає граничну довжину (у символах), які можуть розміщуватись в даному полі.
• Формат поля – визначає спосіб форматування даних в осередках, що належать полю.
• Маска вводу – визначає форму, у якій вводяться дані в поле (засіб автоматизації введення даних).
• Підпис – визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля (якщо підпис не зазначений, то як заголовок стовпця використовується властивість Ім’я поля).
• Значення за замовчуванням – те значення, що вводиться в комірки поля автоматично (засіб автоматизації введення даних).
• Умова на значення – обмеження, використовуване для перевірки правильності введення даних (засіб автоматизації введення, що використовується, як правило, для даних, що мають числовий тип, грошовий тип або тип дати).
• Повідомлення про помилку – текстове повідомлення, що видається автоматично при спробі введення в поле помилкових даних (перевірка помилковості виконується автоматично, якщо задано властивість Умова на значення).
• Обов’язкове поле – властивість, що визначає обов’язковість заповнення даного поля при наповненій базі.
• Порожні рядки – властивість, що дозволяє введення порожніх рядкових даних (від властивості Обов’язкове поле відрізняється тим, що ставиться не до всіх типів даних, а лише до деяких, наприклад до текстового).
• Індексоване поле – якщо поле має цю властивість, всі операції, пов’язані з пошуком або сортуванням записів за зазначенням, що зберігається в даному полі, істотно прискорюються. Крім того для індексованих полів можна зробити так, що значення в записах будуть перевірятися по цьому полю на наявність повторів, що дозволяє автоматично виключати дублювання даних.

Тут потрібно звернути увагу на те, що оскільки в різних полях можуть утримуватися дані різного типу, то й властивість полів можуть розрізнятися залежно від типу даних.

 Типи даних

 Після визначення структури таблиць слід визначити типи полів з урахуванням тих типів, з якими може працювати Access. З основними типами даних ми вже знайомі. Так, наприклад, при вивченні електронних таблиць Microsoft Excel ми бачили, що вони працюють із трьома типами даних: текстами, числами й формулами.

База даних Microsoft Access працює із наступними типами даних:

• Текстовий – тип даних, який використовується для зберігання звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (до 255 символів).
• Поле Мемо – спеціальний тип даних для зберігання більших обсягів тексту (до 65535 символів). Фізично текст не зберігається в полі. Він зберігається в іншому місці бази даних, а в полі зберігається покажчик на нього, але для користувача такий поділ не завжди помітний.
• Числовий – тип даних для зберігання дійсних чисел.
• Дата/час – тип даних для зберігання календарних дат і поточного часу.
• Грошовий – тип даних для зберігання грошових сум. Теоретично, для їхнього запису можна було б користуватися й полями числового типу, але для грошових сум є деякі особливості (наприклад, пов’язані із правилами округлення), які роблять більше зручним використання спеціального типу даних, а не настроювання числового типу.
• Лічильник – спеціальний тип даних для унікальних (не повторюваних у полі) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання – для порядкової нумерації записів.
• Логічний – тип для зберігання логічних даних (можуть приймати тільки два значення, наприклад, Так чи Ні).
• Поле об’єкта OLE – спеціальний тип даних, призначений для зберігання об’єкта OLE, наприклад, мультимедійних. Реально, звичайно, такі об’єкти в таблиці не зберігаються. Як і у випадку полів Мемо, вони зберігаються в іншому місці внутрішньої структури файлу бази даних, а в таблиці зберігаються тільки покажчики на них (інакше робота з таблицями була б надзвичайно вповільненою).
• Гіперпосилання – спеціальне поле для зберігання URL-адрес Web-об’єктів Інтернету. При натисканні на посилання автоматично відбувається запуск браузера й відтворення об’єкта в його вікні.
• Майстер підстановок – це не спеціальний тип даних. Це об’єкт, настроюванням якого можна автоматизувати введення даних в поле так, щоб не вводити їх вручну, а вибирати із списку, що розкривається.

Кожен із наведених типів даних має власний набір властивостей.

У середовищі Access 2016 використовуються типи даних, перелік яких наведено нижче.

 Налаштування первинного ключа

У таблиці бажано налаштувати первинний ключ. Проте якщо ви маєте певну причину не робити цього, його можна не встановлювати. Програма Access автоматично створює індекс для первинного ключа, який може підвищити продуктивність бази даних, а також стежить за тим, щоб кожен запис мав унікальне значення в полі первинного ключа. Унікальність значень украй важлива, оскільки це єдиний спосіб надійно розрізняти рядки між собою.

Коли ви створюєте нову таблицю у вікні табличного подання даних, програма Access автоматично створює первинний ключ і призначає йому ім’я поля ідентифікатора та тип даних “Автонумерація”.

У режимі конструктора можна змінити або видалити первинний ключ, а також установити первинний ключ для таблиці, яка ще не має його.