Загальні відомості про бази даних

База даних – це інструмент, використовуючи який, можна збирати й упорядковувати інформацію. У базах даних можна зберігати відомості про людей, продукти, замовлення тощо. Чимало баз даних створюються як список у текстовому редакторі або електронній таблиці. Цей список постійно збільшується, тому в даних з’являється дедалі більше повторів і невідповідностей. Дані стає важко розуміти у вигляді списку. Крім того, так не дуже зручно шукати й видобувати підмножини даних, які потрібно переглянути. Коли у вас почнуть виникати ці проблеми, радимо перенести дані в базу даних, створену в системі керування базою даних (СКБД), наприклад Access.

Комп’ютеризована база даних – це контейнер об’єктів. Одна база даних може містити кілька таблиць. Наприклад, система відстеження запасів, у якій використовуються три таблиці, – це не три, а одна база даних, що містить три таблиці. Таблиці бази даних Access (крім спеціальних баз даних, у яких використовуються дані або код з іншого джерела) зберігаються в одному файлі з іншими об’єктами, такими як форми, звіти, макроси й модулі. Бази даних, створені у форматі Access 2007 (який також використовується в Access 2016, Access 2013 і Access 2010), мають розширення файлу ACCDB, а бази даних, створені в попередніх форматах Access, – MDB. Створювати файли в попередніх форматах файлів (наприклад, Access 2000 і Access 2002–2003) можна в Access 2016, Access 2013, Access 2010 або Access 2007.

Використовуючи Access, можна:

• додавати нові дані до бази даних, наприклад новий елемент до запасів;
• редагувати наявні дані в базі даних, наприклад змінювати поточне розташування елемента;
• видаляти відомості, якщо, наприклад, елемент продано або вилучено;
• упорядковувати й переглядати дані різними способами;
• надавати спільний доступ до даних іншим, використовуючи звіти, повідомлення електронної пошти, інтрамережу чи Інтернет.

Компоненти бази даних Access

У розділах нижче наведено короткі описи компонентів типової бази даних Access.

Таблиці

 Таблиця бази даних схожа на електронну таблицю – в обох дані зберігаються в рядках і стовпцях. Тому зазвичай досить легко імпортувати електронну таблицю в таблицю бази даних. Головна відмінність між тим, як дані зберігаються в електронній таблиці та базі даних, – це спосіб, яким упорядковуються дані.

Щоб база даних була максимально гнучка, дані має бути впорядковано в таблиці, щоб позбутися зайвих елементів. Наприклад, зберігаючи відомості про працівників, слід настроїти відповідну таблицю, у яку дані кожного працівника потрібно ввести лише раз. Дані про продукти зберігатимуться у власній таблиці, а дані про філіали – в іншій. Ця процедура називається нормалізацією.

Кожен рядок у таблиці називається записом. У записах зберігаються окремі елементи даних. Кожен запис складається з одного або кількох полів. Поля відповідають стовпцям у таблиці. Наприклад, можна створити таблицю “Працівники”, де кожен запис (рядок) містить відомості про окремого працівника, а поля (стовпці) містять дані різного типу, наприклад ім’я, прізвище, адресу тощо. Полям має бути призначено певний тип даних (текст, дата або час, число чи інший тип).

Щоб зрозуміти, що таке записи й поля, можна також уявити старий картковий каталог у бібліотеці. Кожна картка в шухляді відповідає запису в базі даних. Кожен елемент даних на окремій картці (автор, назва тощо) відповідає полю в базі даних.

Форми

 Форми дають змогу створити інтерфейс користувача, у якому можна вводити й редагувати дані. Форми часто містять кнопки та інші елементи керування, використовуючи які, можна виконувати різні завдання. Ви можете створити базу даних без форм, просто редагуючи дані в табличному поданні. Проте більшість користувачів баз даних використовують форми, щоб переглядати, вводити й редагувати дані в таблицях.

Ви можете програмувати кнопки, щоб визначати, які дані відображатимуться на формі, відкривати інші форми або звіти й виконувати багато інших завдань. Припустімо, що на формі з іменем “Форма клієнта” ви працюєте з даними клієнта. Ця форма клієнта може містити кнопку, яка дає змогу відкрити форму замовлення, де можна ввести нове замовлення цього клієнта.

Використовуючи форми, також можна керувати тим, як інші користувачі взаємодіють із даними в базі даних. Наприклад, можна створити форму, на якій відображаються лише потрібні поля та яка дає змогу виконувати лише певні операції. Так можна захистити дані та переконатися, що їх вводитимуть належним чином.

Звіти

 Звіти використовуються, щоб форматувати, зводити та представляти дані. Звіт зазвичай відповідає на певне запитання, наприклад “Яку суму отримано від кожного клієнта цього року?” або “У яких містах розташовано наших клієнтів?”. Кожен звіт можна відформатувати так, щоб представити відомості в ньому найзрозумілішим способом.

Ви можете будь-коли запустити звіт, і в ньому завжди відображатимуться поточні дані з бази даних. Звіти зазвичай відформатовано для друку, але також можна переглядати їх на екрані, експортувати до іншої програми або надсилати як вкладення в повідомлення електронної пошти.

Запити

 Запити можуть виконувати багато різних функцій у базі даних. Найпоширеніша з них – отримувати певні дані з таблиць. Дані, які потрібно переглянути, зазвичай розташовано в кількох таблицях. Завдяки запитам можна переглянути ці дані в одному табличному поданні. Крім того, зазвичай не потрібно переглядати всі записи одразу, тому до запитів можна додати умови, щоб “відфільтрувати” лише потрібні записи.

Редагуючи дані у табличному поданні оновлюваних запитів, можна змінювати дані в базових таблицях. Працюючи з оновлюваним запитом, слід пам’ятати, що зміни насправді вносяться в таблиці, а не лише в дані в табличному поданні запиту.

Запити поділяються на дві основні групи: вибіркові запити й запити на змінення. Вибірковий запит просто отримує дані, які можна використовувати. Ви можете переглянути результати запиту на екрані, роздрукувати їх або скопіювати до буфера обміну. Також можна використати результати запиту як джерело записів для форми або звіту.

Запит на змінення, як зрозуміло з назви, дає змогу виконати певне завдання з даними. Використовуючи запити на змінення, можна створювати нові таблиці, додавати дані до наявних, а також оновлювати й видаляти дані.

Макроси

 Макроси в Access можна вважати спрощеною мовою програмування, використовуючи яку, можна розшити функціональні можливості бази даних. Наприклад, можна підключити макрос до кнопки на формі, щоб він запускався, якщо натиснути цю кнопку. Макроси містять дії, які дають змогу виконати певні завдання, наприклад відкрити звіт, виконати запит або закрити базу даних. Використовуючи макроси, можна автоматизувати більшість операцій із базою даних, які виконуються вручну, і заощадити багато часу.

Модулі

 Модулі, як і макроси, – це об’єкти, використовуючи які, можна розширити функціональні можливості бази даних. Проте щоб створити макрос в Access, слід вибрати дії макросів зі списку, а щоб створити модуль, потрібно скористатися мовою програмування Visual Basic for Applications (VBA). Модуль – це колекція оголошень, інструкцій і процедур, які зберігаються разом. Модулі бувають двох видів: модулі класів і стандартні модулі. Модулі класів підключаються до форм або звітів і зазвичай містять процедури для відповідної форми чи звіту. Стандартні модулі містять загальні процедури, не пов’язані з жодним іншим об’єктом. Стандартні модулі відображаються в області переходів у розділі Модулі, а модулі класів – ні.