Зазвичай запити на створення таблиці використовуються для копіювання або архівування даних. Наприклад, є таблиця (або таблиці) з даними про минулі продажі, і ці дані використовуються у звітах. Показники продажу не можна змінити, оскільки ці транзакції відбулися принаймні день тому, а постійне виконання запиту для отримання даних може тривати певний час – особливо, якщо виконується складний запит для великого обсягу даних. Завантаження даних до окремої таблиці й використання цієї таблиці як джерела даних може зменшити робоче навантаження та створити зручний архів даних. Слід пам’ятати, що дані в новій таблиці – це лише знімок; вони не пов’язані й не підключені до вихідної таблиці або таблиць.

Процес створення запиту на створення таблиці складається з нижченаведених основних кроків.

• Дозвіл на відкривання бази даних, якщо її не підписано або вона міститься не в надійному розташуванні. Інакше запити на змінення (додавання, оновлення та створення таблиці) не виконуватимуться.
• У режимі конструктора запитів створіть запит на вибірку, а потім змініть цей запит, доки не буде повернуто потрібні записи. Ви можете вибрати дані з кількох таблиць і в реальному розумінні ви можете денормалізувати дані. Наприклад, ви можете розмістити дані клієнта, відправника та постачальника даних у єдиній таблиці, що не потрібно робити в базі даних у виробничому файлі з належним чином нормалізованої таблиці. Ви також можете використовувати умови в запиті для подальшого настроювання або звуження набору результатів.
• Перетворення вибіркового запиту на запит на створення таблиці, вибір розташування нової таблиці й виконання запиту для створення таблиці.

Не плутайте запит на створення таблиці із запитом на оновлення або додавання. Запит на оновлення використовується, коли потрібно додати або змінити дані в окремих полях. Він дає змогу додати записи (рядки) до наявного набору записів у вже створеній таблиці.

Створення запиту на створення таблиці

Щоб створити запит на створення таблиці, спочатку створіть вибірковий запит і перетворіть його на запит на створення таблиці. У вибірковому запиті можуть використовуватись обчислювані поля й вирази для повернення потрібних даних. Наведені нижче кроки описують створення й перетворення запиту. Якщо вже є потрібний вибірковий запит, можна одразу перейти до кроків, у яких описується перетворення вибіркового запиту й виконання запиту на створення таблиці.

Вираз – це комбінація математичних і логічних операторів, констант, функцій та імен полів, елементів керування й властивостей, яка повертає єдине значення. Вираз використовується, якщо потрібно отримати дані, які не містяться безпосередньо в таблиці. Наприклад, вираз [Ціна_за_одиницю]*[Кількість] перемножує значення в полі “Ціна_за_одиницю” на значення в полі “Кількість”. Вирази можна використовувати різними способами, і процес їх створення та використання може виявитися досить складним.

Припинення блокування запиту в неактивному режимі

За замовчуванням, якщо відкривається база даних, яка міститься в ненадійному розташуванні, або якщо ви не довіряєте цій базі даних, у програмі Access блокуються всі запити на змінення – запити на додавання, оновлення, видалення або створення таблиці.

Якщо після виконання запиту на змінення результати не відображаються, перевірте наявність такого повідомлення в рядку стану програми Access:

Неактивний режим заблокував цю дію або подію.

Якщо таке повідомлення відображається, виконайте такі дії:

• У рядку повідомлень (безпосередньо під стрічкою) натисніть кнопку Увімкнути вміст. 
• Запустіть запит знову.