Access: Запит створення нової таблиці. Запит додавання. Запит видалення

Вам нужно сначала закончить Access: Лабораторно-практичні роботи № 22-23 для перехода к этому уроку

Запити на створення таблиці

Запит на створення таблиці отримує дані з однієї або кількох таблиць, а потім завантажує набір результатів до нової таблиці. Ця нова таблиця може міститись у поточній або новій базі даних.

Зазвичай запити на створення таблиці використовуються для копіювання або архівування даних. Наприклад, є таблиця (або таблиці) з даними про минулі продажі, і ці дані використовуються у звітах. Показники продажу не можна змінити, оскільки ці транзакції відбулися принаймні день тому, а постійне виконання запиту для отримання даних може тривати певний час – особливо, якщо виконується складний запит для великого обсягу даних. Завантаження даних до окремої таблиці й використання цієї таблиці як джерела даних може зменшити робоче навантаження та створити зручний архів даних. Слід пам’ятати, що дані в новій таблиці – це лише знімок; вони не пов’язані й не підключені до вихідної таблиці або таблиць.

Процес створення запиту на створення таблиці складається з нижченаведених основних кроків.

Дозвіл на відкривання бази даних, якщо її не підписано або вона міститься не в надійному розташуванні. Інакше запити на змінення (додавання, оновлення та створення таблиці) не виконуватимуться.
У режимі конструктора запитів створіть запит на вибірку, а потім змініть цей запит, доки не буде повернуто потрібні записи. Ви можете вибрати дані з кількох таблиць і в реальному розумінні ви можете денормалізувати дані. Наприклад, ви можете розмістити дані клієнта, відправника та постачальника даних у єдиній таблиці, що не потрібно робити в базі даних у виробничому файлі з належним чином нормалізованої таблиці. Ви також можете використовувати умови в запиті для подальшого настроювання або звуження набору результатів.
Перетворення вибіркового запиту на запит на створення таблиці, вибір розташування нової таблиці й виконання запиту для створення таблиці.

Не плутайте запит на створення таблиці із запитом на оновлення або додавання. Запит на оновлення використовується, коли потрібно додати або змінити дані в окремих полях. Він дає змогу додати записи (рядки) до наявного набору записів у вже створеній таблиці.

Створення запиту на створення таблиці

Щоб створити запит на створення таблиці, спочатку створіть вибірковий запит і перетворіть його на запит на створення таблиці. У вибірковому запиті можуть використовуватись обчислювані поля й вирази для повернення потрібних даних. Наведені нижче кроки описують створення й перетворення запиту. Якщо вже є потрібний вибірковий запит, можна одразу перейти до кроків, у яких описується перетворення вибіркового запиту й виконання запиту на створення таблиці.

Створення вибіркового запиту

Примітка.: Якщо вже є потрібний вибірковий запит, перейдіть до наступних кроків.

На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.
У діалоговому вікні Відображення таблиці двічі клацніть таблиці, з яких потрібно отримати дані. Кожна таблиця відображається як вікно у верхній частині конструктора запитів. Додавши таблиці, натисніть кнопку Закрити.
У кожній таблиці двічі клацніть поле або поля, які потрібно використовувати в запиті. Кожне поле відображається в пустій клітинці рядка Поле сітки макета. На рисунку відображено сітку макета із кількома доданими полями таблиць.
Також можна додати будь-які вирази до рядка Поле.
Також можна додати будь-які умови до рядка Умови сітки макета запиту.
Натисніть кнопку виконати , щоб виконати запит і відобразити результати в табличному поданні.
За необхідності можна змінити поля, вирази або умови й виконати запит повторно, доки він не поверне потрібні дані, які слід розмістити в новій таблиці.

Перетворення вибіркового запиту

Відкрийте вибірковий запит у режимі конструктора або перейдіть до цього режиму. Це можна виконати кількома наведеними нижче способами.
- Якщо запит відкрито як дані в табличному поданні, клацніть правою кнопкою миші вкладку потрібного документа й виберіть пункт Режим конструктора.
- Якщо запит закрито, клацніть правою кнопкою миші запит в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора.
На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Створення таблиці.
З’явиться діалогове вікно Створити таблицю.
У полі Ім’я таблиці введіть ім’я нової таблиці.
– або –

Клацніть стрілку вниз і виберіть ім’я наявної таблиці.
Виконайте одну з наведених нижче дій.
- Розміщення нової таблиці в поточній базі даних
  1. Якщо параметр Поточна база даних ще не вибрано, виберіть його та натисніть кнопку OK.
  2. Натисніть кнопку виконати , а потім натисніть кнопку так , щоб підтвердити операцію.
    
    Примітка.: Якщо замінюється наявна таблиця Access, спочатку вона видаляється, тому потрібно підтвердити видалення. Натисніть кнопку Так, а потім ще раз кнопку Так, щоб створити нову таблицю.
- Розміщення нової таблиці в іншій базі даних.
  1. Виберіть параметр Інша база даних.
  2. У полі Ім’я файлу введіть розташування та ім’я файлу іншої бази даних.
    – або –
    
    Натисніть кнопку Огляд, у діалоговому вікні Створити таблицю виберіть іншу базу даних і натисніть кнопку OK.
  3. Натисніть кнопку OK, щоб закрити перше діалогове вікно Створити таблицю.
  4. Натисніть кнопку виконати , а потім натисніть кнопку так , щоб підтвердити операцію.
    
    Примітка.: Якщо замінюється наявна таблиця Access, спочатку вона видаляється, тому потрібно підтвердити видалення. Натисніть кнопку Так, а потім ще раз кнопку Так, щоб створити нову таблицю.

Додаткові відомості про умови й вирази запиту

У цій статті описано умови та вирази запиту. Критерій запиту – це правило, яке визначає записи, які потрібно додати до запиту, і ви використовуєте умови, коли не потрібно відображати всі записи в заданому сукупності даних. Наприклад, відповідно до умови >25 AND <50 повертаються значення, більші за 25 і менші за 50. Відповідно до такої умови, як “Чикаго” OR “Париж” OR “Москва”, повертаються лише записи, у яких згадуються ці міста.

Вираз – це комбінація математичних і логічних операторів, констант, функцій та імен полів, елементів керування й властивостей, яка повертає єдине значення. Вираз використовується, якщо потрібно отримати дані, які не містяться безпосередньо в таблиці. Наприклад, вираз [Ціна_за_одиницю]*[Кількість] перемножує значення в полі “Ціна_за_одиницю” на значення в полі “Кількість”. Вирази можна використовувати різними способами, і процес їх створення та використання може виявитися досить складним.

Припинення блокування запиту в неактивному режимі

За замовчуванням, якщо відкривається база даних, яка міститься в ненадійному розташуванні, або якщо ви не довіряєте цій базі даних, у програмі Access блокуються всі запити на змінення – запити на додавання, оновлення, видалення або створення таблиці.

Якщо після виконання запиту на змінення результати не відображаються, перевірте наявність такого повідомлення в рядку стану програми Access:

Неактивний режим заблокував цю дію або подію.

Якщо таке повідомлення відображається, виконайте такі дії: